Un.e secrétaire de direction

Cadre d’emplois : adjoint administratif

Publié le 13/02/2018

 

 

 

Date limite de dépôt des candidatures : 09/03/2018

 

Brest métropole recrute selon conditions statutaires : titulaire fonctions publiques ou inscrit sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap, pour sa Direction Action Sociale et Santé-CCAS, Service : Administration et gestion, Unité : secrétariat de direction mutualisé
Les candidatures ne remplissant pas ces conditions ne seront pas traitées
Un.e secrétaire de direction

Mission principale :

Assistance et secrétariat de la direction dont plus particulièrement le secrétariat de la directrice et de l’adjointe à la directrice en charge du secteur des interventions sociales et de santé

Cette fonction s’exerce dans le cadre d’un regroupement fonctionnel des secrétaires de la direction.

Activités

  • Assurer  la gestion de l’agenda de la directrice de l’action sociale et de la santé et de l’adjointe à la directrice chargée du secteur interventions sociales et santé (siss)
  • Assurer le secrétariat de la direction et du service des finances-marchés
  • Organiser les  réunions avec les élu.es et certains partenaires pour la direction
  • Organiser les vœux institutionnels en lien avec la responsable du service moyens généraux
  • Réaliser et tenir à jour les tableaux de congés et d’astreinte en lien avec les autres secrétaires de la direction
  • Suivre les tableaux relatifs à la NBI
  • Participer à la communication interne (espaces collaboratifs, sites, suivi d’activité et du courrier du  siss…)
  • Toute autre mission de secrétariat rendue nécessaire pour le fonctionnement de la direction

En lien avec les autres agents du secrétariat et/ou en cas d’absence d’un des agents du secrétariat mutualisé :

  • Gestion de la boîte mail de la direction
  • Traiter le courrier : enregistrement et répartition
  • Assurer l’accueil téléphonique
  • Assurer le secrétariat de la direction et la gestion des agendas
  • Assurer le suivi administratif des demandes de stages et la transmission des candidatures spontanées et/ou de stage à la DRH après validation par le responsable des moyens généraux
  • Saisie des arrêts maladie et transmission à la DRH
  • Mise à jour des mallettes d’astreintes pour chaque secteur
  • Assister la psychologue rattachée à la direction

En l’absence du titulaire de la fonction :

  • Assurer le secrétariat du service des Gens du voyage

Compétences requises :

Connaissances générales (savoir) :

  • Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales
  • Bonne connaissance des institutions sociales

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Parfaite  connaissance de la bureautique ( Excel, Word, Powerpoint, Outlook) et de l’intranet

Qualités professionnelles (savoir être) :

  • Sens de la méthode et de l’organisation
  • Qualités relationnelles : sens du contact, diplomatie, discrétion
  • Capacité à s’adapter aux changements
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de l’initiative
  • Polyvalence

 

 

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

  • Rattachement hiérarchique : Directeur.trice de l’Action Sociale et Santé et du CCAS
  • Relations internes : Services de la direction action sociale et santé, du C.C.A.S, de la Ville, de Brest métropole, Elus et membres du conseil d'administration
  • Relations externes : Tous les partenaires institutionnels et associatifs

Conditions et modalités d’exercice

  • Lieu de travail : C.C.A.S. (40 rue Jules Ferry – 29200 BREST)
  • Temps et horaires de travail, ATT : Cycle annualisé ou cycle aménagé
  • Moyens matériels du poste : PC individuel, bureau commun, téléphone

Contact :

Isabelle GHAZANI – Directrice de l’Action Sociale et du CCAS – 02 98 80 85 25

Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de : Khadija LE LAY – DRH – 02.98.33.57.77  chargée de recrutement à la DRH

 

Merci d’adresser une lettre de motivation + CV + Dernier arrêté de situation ou attestation de reconnaissance handicapé (si concerné) à :

Monsieur Le Président de Brest métropole
Direction des Ressources Humaines
Service Emplois – Orientation Professionnelle
Unité Recrutements-Remplacements
24 rue Coat-Ar-Guéven
CS 73826
29238 Brest cedex 2

Par mail à l’attention de : Karine LE BIZEC
En cliquant ci-dessous :