Un.e Responsable administratif.ve

Cadre d’emplois : Rédacteurs

Publié le 20/07/2018

 

 

 

Date limite de dépôt des candidatures : 31/08/2018

 

Brest métropole recrute pour sa Direction Administration Générale et Affaires Juridiques, Service Affaires Générales.

Un.e Responsable administratif.ve

selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap.

Mission(s) principale(s) :

Coordonner et assurer l’orientation du courrier à suivre et porter le projet d’évolution du circuit du courrier dans un souci de fluidité des relations de l’administration à l’usager. Coordonner des projets administratifs transversaux.

Activités :

  • Coordonner l’activité et traiter l’ensemble des courriers arrivant aux Affaires générales notamment les courriers électroniques (boîtes contact)

    • Orienter le courrier à enregistrer pour les services et les élu.e.s
    • Coordonner et assurer le tri et l’enregistrement éventuel
    • Assurer l’administration fonctionnelle du logiciel de gestion de courrier GESCOUR
    • Alerter sur les problèmes éventuels

  • Assurer la réalisation des rapports d’activité et de développement durable de Brest métropole et de la ville de Brest

    • Lancer la procédure
    • Recueillir les données de l’ensemble des services
    • Assurer et contrôler leur mise en forme et reprographie

  • Engager une réflexion globale sur la prise en charge des demandes des usager.ères.s par courrier et mail en lien avec le directeur

    • Clarifier les circuits existants
    • Travailler à la mise en place d’un nouvel outil de traçabilité
    • Développer la logique de qualité et de réactivité dans les réponses apportées en lien avec les services métiers
    • Préfigurer les évolutions organisationnelles en cours, en lien avec la réflexion de la collectivité sur les relations administration-usager.ère.s (regroupement de ces métiers), évolutions qui impacteront le poste.

Compétences requises :

Connaissances générales (savoir) :

  • Disposer de bonnes connaissances de l’organisation des collectivités territoriales
  • Maîtriser les outils informatiques  (Word)
  • Capacité à se former aux logiciels utilisés dans le domaine d’activité (GESCOUR, CORIOLIS ou autres logiciels de gestion de véhicules, INTRANET)

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Renseigner sur les missions des collectivités et son fonctionnement,
  • Analyser les demandes, gérer les priorités,
  • Collecter les demandes et recenser les besoins,
  • Repérer et faire remonter les évolutions constatées de l’environnement administratif ou technique,
  • Rédiger des synthèses et notes.

Qualités professionnelles (savoir-être) :

  • Disposer du sens de l’écoute et du dialogue,
  • Avoir un esprit d’ouverture et de curiosité sur les domaines d’intervention des différents services des collectivités pour aiguiller efficacement les correspondants ou demandeurs,
  • Disposer du sens de la rigueur et de l’organisation : Priorités, planning, procédures et méthodes,
  • Avoir les qualités pour travailler en équipe.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : Division Administration Générale
  • Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 1
  • Relations internes : Tous services de la Ville de Brest et Brest métropole / élu.e.s / autres communes de Brest métropole
  • Relations externes : Très divers

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : Mairie de Brest
  • Temps et horaires de travail, ATT : aménagé sur 3 semaines
  • Moyens matériels du poste : Téléphone, micro-ordinateur
  • Attributs du poste : Ø

Profil souhaité :

  • Rédacteur territorial / Administratif / Cadre B

Contact :

Mathilde Sergot, directrice de l’administration générale et des affaires juridiques par intérim – Tél : 02.98.33.54.03.

Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA – Chargée de recrutement à la DRH - Tél : 02.98.33.57.74.

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