Un.e Assistant.e administratif.ve

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Publié le 08/09/2017

 

 

 

Date limite de dépôt des candidatures : 13/10/2017

 

Brest métropole recrute selon conditions statutaires :
titulaire fonctions publiques ou inscrit.e sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ;
Les candidatures ne remplissant pas ces conditions ne seront pas traitées ;
Pour sa Direction Action Sociale et Santé-CCAS, Service : Bien vieillir à Brest, Unité : EHPAD Kerlévénez
Un.e Assistant.e administratif.ve

Mission principale :

  • Assurer le travail du secrétariat de la résidence
  • Accueillir, renseigner, aider et accompagner les résidents, groupes et intervenants extérieurs, dans les demandes administratives
  • Assurer la saisie et le suivi des plannings en lien avec l’encadrant de proximité  concerné
  • Collaborer à la gestion administrative de l’établissement

Activités :

  • Assurer le secrétariat de la résidence  du directeur adjoint et du directeur.
  • Accueillir (physique et téléphonique), renseigner les groupes, les résidents et leur famille, le personnel médical et paramédical
  • Assurer la gestion administrative des dossiers d’admission et le suivi administratif du linge en l’absence de l’agent d’accueil
  • Elaborer et suivre les plannings de soins (équipes infirmières, auxiliaires de soins et agents d’accompagnement de l’unité classique de l’établissement) en relation avec le responsable de service
  • Remplir  les états d’heures et les tableaux des contrats en lien avec la direction.
  • Suivre les données administratives (nombre d’entrées, sorties…) en lien avec le directeur
  • Gérer les tableaux de suivi   de la CPAM
  • Suivi administratif des dossiers des résidents (allocations logement, APL, APA…), des bénéficiaires de l’aide sociale en l’absence de la secrétaire chargée de ces dossiers
  • Aide des personnes âgées dans leurs démarches administratives
  • Transmettre des infos par le biais du logiciel MEDICOR

Etre partie prenante des mesures de sécurité dans l’établissement

Compétences requises :

Connaissances générales (savoir) :

  • Très bonne connaissance des logiciels informatiques
  • Bonne connaissance des règles de l’aménagement du temps de travail de la collectivité
  • Connaissance en matière de sécurité incendie

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Maîtrise du fonctionnement des régies de recette
  • Maîtrise de l’accueil téléphonique et physique
  • Bonne maîtrise des outils informatiques

Qualités professionnelles (savoir-être) :

  • Organiser son travail de façon autonome
  • Mener un travail administratif avec rigueur
  • Capacité de synthèse et d’évaluation des situations
  • Capacité à s’adapter rapidement à la multiplicité des  tâches et des situations
  • Ecouter et être disponible
  • Sens des relations humaines et discrétion    professionnelle
  • Sens du travail en équipe
  • Grande capacité de concentration

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

  • Rattachement hiérarchique : Directeur adjoint
  • Encadrement (nombre d'agent.e.s encadré.e.s) : Ø
  • Relations internes : Résident.e.s, personnel de la résidence, familles, services du CCAS
  • Relations externes : Usagers, intervenants extérieurs, trésorerie, CPAM, organismes de tutelle

Conditions et modalités d’exercice

  • Lieu de travail : EHPAD Kerlévénez
  • Temps et horaires de travail, ATT : 35 H

Profil souhaité

Avoir le niveau BTS assistante de direction ou le BAC secrétaire médico-social

Observations : La fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des missions du service

Contact :

Florence CRESPEL - Directrice Adjointe EHPAD Kerlévénez - 02.98.03.13.54

Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de : Khadija LE LAY –Chargée de recrutement à la DRH – 02.98.33.57.77

 

Merci d’adresser une lettre de motivation + CV + Dernier arrêté de situation et/ou attestation de reconnaissance handicapé (si concerné.e)  et/ou attestation de réussite au concours à :

Monsieur Le Président de Brest métropole
Direction des Ressources Humaines
Service Emplois – Orientation Professionnelle
Unité Recrutements-Remplacements
24 rue Coat-Ar-Guéven
CS 73826
29238 Brest cedex 2 

Par mail à l’attention de : Karine LE BIZEC
En cliquant ci-dessous :