Un.e Assistant.e administratif.ve

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Publié le 20/04/2017

 

Brest métropole recrute selon conditions statutaires : titulaire fonctions publiques ou inscrit sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap pour sa Direction des Espaces Verts, Service administration et gestion

 

 

Date limite de dépôt des candidatures : 19/05/2017

 

Mission principale :

Assurer le secrétariat  de la Direction des Espaces Verts

Activités :

Courrier/Documents

  • Traitement du courrier arrivé : Tri, enregistrement et diffusion
  • Traitement du courrier départ : rédaction et mise en forme de documents (courriers, courriels, rapports, comptes rendus, tableaux), enregistrement et diffusion
  • Enregistrement sur le logiciel de suivi d’activité Colbert
  • Réalisation de documents divers et de procédures

Ressources humaines

  • Gestion de l’organigramme de la DEV
  • Mise à jour des dossiers individuels des agent.e.s

Rédaction et suivi des délibérations, décisions et conventions

Activités secondaires : Participation à l’ensemble des travaux de l’unité Accueil Secrétariat selon les besoins

Ressources humaines

  • Gestion administrative des recrutements et des formations, diffusion des informations RH aux agent.e.s, gestion de l’astreinte « espace public », gestion des heures supplémentaires et des indemnités pour travaux dangereux, gestion des absences, gestion des convocations à la médecine du travail

Accueil

  • Gestion des boîtes aux lettres électroniques génériques des services Secrétariat et Accueil, assurer l’accueil multicanaux de la DEV (physique, téléphonique, mail), réception, enregistrement (dans logiciel Colbert) et répartition des demandes entrantes

Organisation

  • Gestion des agendas des membres de l’équipe de Direction, gestion des salles et des réunions, organisation d’actions événementielles (séminaire), logistique : déplacements vers les autres services de la collectivité

Autres tâches exercées par le service : classement, travaux de photocopie

Dossier spécifique

Compétences requises :

Connaissances générales (savoir) :

  • Connaissance du fonctionnement de la collectivité

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Très bonne pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) d’Outlook, des espaces collaboratifs
  • Très bonne qualité rédactionnelle
  • Très bonne maîtrise du français : orthographe, syntaxe
  • Connaissance de Colbert, RA, Gédélib

 Qualités professionnelles (savoir-être) :

  • Etre à l’écoute des divisions opérationnelles
  • Faire preuve de rigueur, d'un esprit d'initiative, de capacités d'organisation et d'autonomie
  • Avoir le souci de la qualité du service rendu
  • Capacité à travailler en équipe, à communiquer, qualités relationnelles
  • Faire preuve de polyvalence, de réactivité, et savoir s’adapter à la diversité des travaux en fonction des contraintes liées à l’activité du service Administration et Gestion
  • Discrétion et confidentialité

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : Responsable du Service Administration Gestion
  • Encadrement (nombre d'agents encadrés) : Æ
  • Relations internes : Ensemble des unités de la Direction Espaces Verts
  • Relations externes : Autres services de la collectivité en relation avec le fonctionnement de la Direction Espaces Verts, élus, usager

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : 11 Boulevard Lippmann à Guipavas

Contraintes particulières :

Lors des remplacements sur le poste d’accueil : Assurer à minima les plages horaires suivantes : 8h30-12h00 et 13h30-17h00, correspondant aux heures d’ouverture de la Direction Espaces Verts (CF règlement de service)

Contact :

Gaël NELZ-MOREAU, Responsable du Service Administration et Gestion : 02 98 34 30 70

Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de :
Khadija LE LAY– Chargée de recrutement à la DRH – Tél : 02.98.33.57.77

 

Merci d’adresser une lettre de motivation + CV + Dernier arrêté de situation ou attestation de reconnaissance handicapé (si concerné) à :

Monsieur Le Président de Brest métropole
Direction des Ressources Humaines
Service Emplois – Orientation Professionnelle
3 rue Dupleix
BP 92242
29222 Brest cedex 2 

Par mail à : Karine LE BIZEC
En cliquant ci-dessous :