Une ou un Assistant de direction

Cadre d'emplois : Adjoint administratif

Publié le 16/07/2020

Date limite de dépôt des candidatures : 11/09/2020

Brest métropole recrute pour sa Direction  Action sociale et santé - Service administration gestion Une ou un assistant de direction selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou contractuel.le.s

Mission(s) principale(s) :

-    Assistance et secrétariat de l’adjoint au directeur chargé du Secteur Bien Vieillir
-    Référent Prorisq
Cette fonction s’exerce dans le cadre d’un regroupement fonctionnel des secrétaires de la direction

Activités :

-    Assurer le secrétariat, la gestion de l’agenda et le montage de réunions du responsable du secteur.
-    Saisie PRORISQ - Bilan et statistiques.
-    Préparation des commissions d’admission en résidences pour personnes âgées : saisie des courriers réponses, mise à jour des listings, renouvellement d’inscription, élaboration du compte rendu et des statistiques.
-    Saisie et enregistrement du courrier du secteur Bien vieillir (rapports, notes…)
-    Réaliser et tenir à jour le planning des congés et des astreintes du Secteur Bien vieillir (Cadres et Ouvriers polyvalents).
-    Classement papier et sous forme numérisée des dossiers et documents du Secteur Bien vieillir.
-    Ponctuellement : prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions.
-    Aide au recueil des  éléments d’activité du secteur, élaboration des statistiques
-    Monter les réunions des groupes d’analyse institutionnelle de la psychologue pour les cadres du secteur Bien vieillir.
-    Participation à la communication interne.
-    Toute autre mission de secrétariat rendue nécessaire par le fonctionnement du secteur.
En lien avec les autres agents du secrétariat mutualisé :
-    Gestion de la boîte mail de la direction.
-    Traiter le courrier : enregistrement et répartition.
-    Assurer l’accueil téléphonique.
-    Traitement des arrêts maladie, contrats de travail,  évaluations annuelles, candidatures spontanées et transmission à la DRH.
-    Mise à jour des mallettes d’astreintes pour chaque secteur et transmission des fiches d’astreintes des responsables à la DRH.
et en cas d’absence d’un des agents du secrétariat mutualisé :
-    Assurer le secrétariat du directeur, du directeur adjoint et des adjoints de direction
Assurer le suivi administratif des demandes de stages à la DRH (hors RPA et CLIC)

Compétences requises :

Connaissances générales :

- Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement du C.C.A.S.
- Bonne connaissance des institutions sociales
- Bonne connaissance de l’organisation de Brest métropole.

Compétences pratiques :

- Bonne connaissance de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et de l’intranet

Qualités professionnelles :

- Sens de la méthode et de l’organisation
- Qualités relationnelles : sens du contact, diplomatie, discrétion
- Capacité à s’adapter aux changements
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l’initiative
- Polyvalence

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

- Rattachement hiérarchique : Directrice de la Direction
- Rattachement fonctionnel : Adjointe à la directrice chargée du secteur Bien Vieillir à Brest
- Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 
- Relations internes : Services de la direction action sociale et santé, du C.C.A.S, de la Ville, de Brest   
   métropole, Elus et membres du conseil d'administration
- Relations externes : Tous les partenaires institutionnels et associatifs

Conditions et modalités d’exercice :

- Lieu de travail : CCAS (40 rue Jules Ferry – 29200 BREST)
- Temps et horaires de travail, ATT : Cycle annualisé ou cycle aménagé
- Moyens matériels du poste : PC individuel, bureau commun, téléphone

Contact :

Laure PARNET, Responsable du service Bien Vieillir - 02.98.00.84 ;02
Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de :
Khadija LE LAY– Chargée de recrutement à la DRH   - Tél : 02 98 33 57 77
Date limite de dépôt des candidatures : vendredi 11 septembre  2020


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