Une ou un assistant administratif et évènementiel

Cadre d'emploi : adjoint administratif

Publié le 16/01/2020

Date limite de dépôt des candidatures : 05/02/2020

Brest métropole recrute pour son Service Evènement et animation du territoire au sein du Pôle Développement Economique et Urbain selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap

Mission(s) principale(s) :

  • Assurer le secrétariat du service évènementiel et animation du territoire
  • Assistance logistique, suivi des productions
  • Assistance événementielle

 

Activités :

Assistance administrative :

  • Assurer l'accueil téléphonique et physique lié au fonctionnement du service et ponctuellement, de la direction en coordination avec les autres assistantes.
  • Assurer l'organisation des réunions, des rendez-vous et des déplacements en lien avec le responsable de service (calage des rdv, transport, hôtellerie…)
  • Assurer le suivi des dossiers en cours sous la responsabilité du responsable du service : travaux de bureautique, frappe de courriers et de comptes rendus. Enregistrement, élaboration et mise en forme de documents. Classement, archivage.
  • Assurer le lien avec le SAG notamment pour le suivi des factures, l’enregistrement et le suivi des délibérations et subventions.
  • Contribuer à la mise en œuvre, au partage et à la diffusion des informations, au sein du service voire de la Direction. (Mise en place de procédures, organisation administrative, diffusion de documents, alimenter le CRM…).

Assistance événementielle :

  • Assurer une assistance logistique à tout évènement et animation relatifs au développement économique et à ses partenaires, notamment en lien avec le chargé de dossier
  • Etre force de proposition dans l’organisation des événements
  • Présence ponctuelle sur certains événements en soutien au chargé de dossier
  • Aide à la planification de la diffusion des documents. Relai des informations entre les divers interlocuteurs et prestataires intervenant sur le dossier
  • Assistance à la gestion des stocks (documents et goodies) en lien avec l’assistante logistique
  • Gestion et suivi de commande : lien direct avec certains prestataires notamment restaurateurs et traiteurs

 

Compétences requises     

Connaissances générales (savoir) :

  • Connaissance générale de l’organisation de la métropole
  • Bases en anglais

 

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Mise en forme, traitement de texte, tableur)
  • Aptitude à recenser et à répondre aux demandes courantes faites auprès du service
  • Savoir planifier et organiser le travail confié par le responsable du service de l’unité

 Qualités professionnelles (savoir-être) :

  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité d'initiative, réactivité, force de proposition
  • Sens de l'accueil
  • Discrétion
  • Dynamique
  • Rigueur
  • Aisance relationnelle

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : Responsable du service
  • Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0
  • Relations internes : Autres services de la direction, services de Brest métropole et de la Ville de Brest
  • Relations externes : Acteurs locaux du développement économique : S.E.M, prestataires de services, entreprises, C.C.I et établissements d'enseignement supérieur et de recherche, partenaires

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : Hôtel de métropole
  • Temps et horaires de travail, ATT : Temps plein 100% – Cycle aménagé sur 3 semaines (105h/14 j)
  • Moyens matériels du poste : Bureau, ordinateur, téléphone fixe
  • Attributs du poste : /

Contraintes particulières :

  • Disponibilité pour assurer des permanences lors de manifestations économiques (Évènements grand public,   salons, congrès…). Peut conduire de façon exceptionnelle à travailler en dehors des horaires classiques de la semaine (Soirées, week-end…)
  • Port de charges

 

Profil souhaité :

  • Formation en administration publique, secrétariat de direction...
  • Connaissance de l'écosystème évènementiel appréciable

 Contact :

Emmanuelle OLLIVIER, Responsable de service évènement et animation du territoire – Tél : 02.98.33.53.12

 Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de :

Christelle CERANTOLA - Tél : 02.98.33.57.74 – Unité Recrutements-Remplacements à la DRH.

 

Merci d'adresser votre candidature en cliquant sur le lien suivant : Répondre à cette offre