Un.e assistant.e de direction

Cadre d’emplois : Adjoint administratif, cat : C

Publié le 04/06/2019

Date limite de dépôt des candidatures : 24/06/2019

Brest métropole recrute pour son Service Administration et Gestion (SAG), un.e assistant.e de direction, selon conditions statutaires :
Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude
ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap

Mission(s) principale(s) :

Assister quotidiennement le Directeur Général adjoint en charge du pôle développement économique et urbain :

  • Assurer le secrétariat, le suivi et le contrôle des différents dispositifs nécessaires au bon fonctionnement de la direction du pôle
  • Participer au fonctionnement de la Direction Générale

Activités :

Assister le DGA :

  • Assurer l’accueil téléphonique : aiguillage, évaluation de la pertinence, orientation et transmission de l’information
  • Assurer les tâches courantes de secrétariat : relecture, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, suivi de la messagerie, gestion de l’agenda, organisation des déplacements du DGA…, classement et archivage
  • Assurer la réception, le classement et le suivi du courrier conformément aux instructions transmises par le supérieur hiérarchique
  • Collecter des informations utiles et pertinentes pour la production de notes ou tout autre document par le DGA
  • Rédiger des courriers à partir de consignes
  • Assurer l’organisation des réunions pilotées par le DGA (collecte des éléments pour l’ordre du jour, logistique…)

Participer au fonctionnement du pôle en lien avec le SAG :

  • Participer aux réunions de pilotage, points fixes avec des partenaires, des élu.e.s, rédiger et diffuser les comptes rendus
  • Administrer l’espace collaboratif dédié à la direction du pôle
  • Participer à l’animation du réseau des assistant.e.s et développer les outils et actions de partage des compétences sur les fonctions d’assistant.e
  • Établir les plannings de congés
  • Participer à l’organisation et au suivi d’événements co-organisés par le pôle

Participer au fonctionnement de la DG :

  • Travailler avec les autres assistantes du DGS et des DGA, pouvoir les remplacer en cas d’absence
  • Assurer le suivi des instances de la DG
  • Assurer le secrétariat de la commission Aménagement durable du territoire, transition énergétique, mobilités

Compétences requises

Connaissances générales (savoir) :

  • Connaissances de l’organisation des collectivités territoriales
  • Connaissances pratiques des services et de leurs missions

Connaissances pratiques (savoir-faire) :

  • Organisation et méthodes
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Qualité d'analyse, de synthèse, de priorisation

 

Qualités professionnelles (savoir-être) :

  • Capacité d’organisation, rigueur
  • Capacité d’adaptation et polyvalence
  • Capacité de travail transversal et en équipe
  • Sens de la discrétion des informations traitées
  • Capacité d’écoute et diplomatie
  • Capacité d’initiative et de réactivité

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : DGA
  • Relations internes : ensemble des services de la métropole et de la ville
  • Relations externes : Partenaires extérieurs du pôle

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : Brest métropole - 24 rue Coat ar Gueven - 29200 BREST
  • Temps et horaires de travail, ATT : Temps complet
  • Moyens matériels du poste : /
  • Attributs du poste : indemnité de responsabilité de secrétariat 

Contraintes particulières :

Disponibilité ponctuelle en fin de journée

Contact :

Jean-Philippe LAMY - Directeur du pôle développement économique et urbain - Tél : 02.98.33.50.35

Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de :
Christelle CERANTOLA - Tél : 02.98.33.57.74 - Unité Recrutements-Remplacements à la DRH.

 

Merci d’adresser votre candidature en cliquant sur le lien suivant :

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