Une ou un assistant administratif de la DPRTU et service Promotion de la santé

Cadre d'emplois : Adjoint administratif / catégorie C

Publié le 28/04/2022

Date limite de dépôt des candidatures : 28/05/2022

Brest métropole recrute pour sa Direction Prévention des Risques et Tranquillité Urbaine selon conditions statutaires titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou contractuel.les

Mission(s) principale(s) :

  • Assurer le secrétariat de la Direction Prévention des Risques et Tranquillité Urbaine et du service Promotion de la santé
  •  Préparer et suivre des dossiers administratifs

Activités

Direction Prévention des Risques et Tranquillité Urbaine

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction, filtrage, évaluation de la pertinence, orientation
  • Gestion du courrier « arrivée » et « départ » et de l’espace collaboratif de la direction
  • Tenue des agendas : organisation de réunions, rendez-vous, déplacements
  • Suivi administratif des procédures d’affichage réglementaire (établissements classés, périls d’immeubles…) et des demandes d’autorisation de travaux d’accessibilité et de sécurité
  • Préparation et mise en forme de documents divers : courriers, arrêtes, contrats, comptes rendus, tableaux de suivi, rapports d’activité
  • Gestion du quotidien du service : tableau des congés, photocopies, scan, fax et diffusion de divers documents, tenue à jour de fichiers, fournitures, classement, archivage de dossiers

Service Promotion de la santé

  •  Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
  • Gestion du courrier « arrivée » et « départ » et de l’espace collaboratif de la direction
  • Gestion en lien avec le responsable de service, de la messagerie du service
  • Réaliser des travaux de secrétariat : préparation, mise en forme, envoi, suivi et archivage de courriers et documents divers (y compris projets de délibération)
  • Organisation de réunions avec les partenaires, en interne et avec les élus
  • Tenir les plannings d’utilisation des locaux et équipements communs (réservation des salles pour le service et les partenaires, véhicules des services, matériel pédagogique et autre matériel mis à disposition des partenaires)
  •  Aide à la planification des interventions des prestataires et partenaires dans le cadre des programmes d’éducation à la santé en établissements scolaires (buccodentaire, nutrition et prévention solaire) et suivre les demandes logistiques.
  • Mise à jour des sites internet
  • Assister le responsable dans le suivi des demandes de subvention et demandes en lien avec l’appel à projets et tenir le fichier associatif sur logiciel de gestion des subventions SUIPI : inscription et suivi des associations exerçant dans le domaine de la santé)

Compétences requises :

Connaissances générales (savoir) :

  • Avoir des notions des règles relatives à l’organisation de la santé publique, à l’hygiène, à la salubrité, aux pouvoirs de police du Maire
  • Connaissances comptables

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Bonnes connaissances des outils bureautiques et des logiciels
  • Maîtriser l’écrit,
  • Maîtriser l’outil téléphonique
  • Qualités professionnelles (savoir-être) :
  • Avoir de la rigueur et le sens de l’organisation
  • Avoir la capacité à s’exprimer et à communiquer
  • Capacité d’écoute
  • Capacité à travailler en équipe
  • Nécessité de discrétion

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : responsable du service administration et gestion Direction Prévention des risques et tranquillité urbaine et responsable du service promotion de la santé
  • Encadrement (nombre d'agents encadrés) : -
  • Relations internes : ensemble des services et des élus de la collectivité
  • Relations externes : Préfecture, Sous-Préfecture, Gendarmerie et police nationale, Marine Nationale, Justice, Conseil Départemental, communes membres de Brest métropole, SDIS29, usagers, vétérinaires de la fourrière, diverses associations dont celles exerçant dans le domaine de la santé, de la protection animale, autres administrations et organismes

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : DPRTU 27 avenue Clémenceau avec possibilités de remplacements au service action sanitaire 16 rue A. RIBOT et service promotion de la santé
  • Temps et horaires de travail, ATT : 2 mi-temps, cycle de travail hebdomadaire, forme non aménagée
  • Horaires service promotion de la santé : 8h30-12h00 lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi
  • Horaires direction Prévention des Risques et Tranquillité Urbaine : 13h30-17h lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi
  • Ajustement des 13 mn supplémentaires quotidiens en fonction de la charge de travail dans les services
  • Moyens matériels du poste : Bureau et ensemble d’équipements liés (téléphone, ordinateur, imprimante)

Contraintes particulières :

  • Foire Saint-Michel : Dernier week-end du mois de septembre travaillé.
  • Par ailleurs, la préparation de cet évènement peut engendrer des heures supplémentaires au mois de septembre.
  • Les missions de ce poste peuvent nécessiter des déplacements sur le terrain.

Profil souhaité :

  • Diplôme ou formation, expérience dans un poste similaire

Contact :

Pour tous renseignements complémentaires en lien sur les missions, veuillez prendre contact auprès de :

  • Christine Palud – Responsable du SAG DPRTU- 02 98 33 56 13
  • Sabine KERROS – Responsable du service Promotion de la santé – 02 98 00 84 89

Pour tous renseignements complémentaires en lien sur les conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :

  •  Manon UGUEN- Tél : 02.98.33.57.77 – Chargée de recrutement à la DRH

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