2 agentes ou agents spécialisé de l’état civil au sein du service accueil de l’hôtel de ville et la Mairie de quartier de l’Europe

Publié le 11/01/2023

filière administrative / Catégorie C / Adjoint administratif / Titulaire ou par voie contractuelle

Date limite de dépôt des candidatures : 11/02/2023

Brest métropole Recrute pour sa Direction  Proximité Selon conditions statutaires Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou par voie contractuelle

Mission(s) principale(s) :

  • Accueil en matière d'état-civil, formalités, péri-scolaire, vie de quartier et renseignements divers

Activités

Missions communes Mairie de quartier et Hôtel de ville :

  • Accueillir, Informer, orienter, accompagner les usagers

Assurer des prestations :

Dans le cadre de la fonction d’officier d’état civil du maire (arrêté de délégation à l’agent) :

  • Établir et délivrer les actes (reconnaissances, naissances, changements de noms), réception des dossiers de changement de prénoms, enregistrement des PACS, des mariages (de la constitution du dossier à la célébration), apposition de mentions, tenue des registres, duplicata de livrets de famille, certificats d’hérédité, baptêmes républicains, légalisations de signatures et certifiés conformes, interactions avec la plate-forme COMEDEC.


Pour le compte de l’Etat :

  • Instruction et délivrance des cartes nationales d’identité, passeports, inscriptions sur la liste électorale, recensement des jeunes, remises de formulaires

Assurer un soutien pour l’accès aux démarches numériques

  • Accompagner les usagers sur des réponses de premiers niveaux en lien avec les usages numériques de base et les démarches en ligne de la collectivité.
  • Mise à disposition de deux points PAPI (Point d’Accès Public à Internet), d’un scanner et d’un photocopieur : aide à leur utilisation.

Assurer la formation des nouveaux agents en matière de prestations

Participer aux projets transversaux de la direction de la proximité :

  • Amélioration continue des services (démarche qualité), vis ma vie, etc.

Missions spécifiques Mairie de quartier

Assurer les prestations pour la direction de la proximité et pour le compte d’autres services municipaux :

  • Inscriptions à l’école, aux activités périscolaires, pré-inscriptions en crèches.
  • Délivrance des droits pour la carte de transport à tarif social
  • En l’absence des agents de proximité, recueil des demandes liées au cadre de vie.
  • Réservation de salles et de matériels

L’ensemble de ces prestations peut être amené à évoluer.

Assurer pour le compte de la mairie de quartier :

  • Standard téléphonique et prises de messages pour l’équipe et l’élu de quartier
  • Salles : Planning de chauffage et suivi des réservations des prêts de salles (point fixe avec l’agent d’entretien)
  • Demande d’intervention des services techniques
  • Affichage réglementaire et non réglementaire
  • S’assurer de la prise de connaissance du règlement intérieur de la mairie de quartier (agents et professionnels).
  • Recueil, mise à disposition d’informations et suivi des guides et plaquettes mis à disposition du public.
  • Aide à la préparation matérielle des réunions, expositions…

Compétences requises :

Connaissances générales (savoir) :

  • Connaissance de la législation en matière d'étatcivil (ou volonté de l'acquérir)
  • Connaissance des législations concernant les formalités diverses (ou volonté de l'acquérir)
  • Connaissance de l'organisation administrative de la mairie et autres collectivités publiques (ou volonté de l'acquérir)
  • Connaissance du quartier (ou volonté de l'acquérir)

Compétences pratiques (savoir-faire) :

  • Capacité à maitriser l’outil informatique et les progiciels dédiés et aisance avec les démarches dématérialisées.
  • Bonne compréhension de la demande de l'usager (reformulation)
  • Capacité à apaiser les tensions
  • Capacité d’organisation

Qualités professionnelles (savoir-être) :

  • Goût du service public,
  • Capacité d'écoute, sens de l'accueil, réactivité
  • Travail en équipe,
  • Discrétion,
  • Respect du secret professionnel
  • Respect des procédures
  • Adaptabilité

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : Responsable de la mairie de quartier de l’Europe ou Responsable de service Hôtel de Ville
  • Relations internes : tous services mairies et Brest métropole,
  • Relations externes : Usagers, Préfecture, administrations et organismes extérieurs, associations…

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : mairie de quartier de l’Europe ou hôtel de ville
  • Temps et horaires de travail : ATT / Mairie de quartier : cycle aménagé de 4 semaines à 7h24 / Hôtel de Ville : cycles aménagés à 7h13 ou 7h35 ou 7h44
  • Moyens matériels du poste : poste informatique, téléphone

Contraintes particulières :

  • Pas de pont systématique
  • Pour la mairie de quartier (horaires d’ouverture au public 9h-12h et 13h30-17h00 du lundi au vendredi et 9h-12h le samedi)
  • Travail un samedi sur deux, (voire plus si nécessité de service)
  • Pause méridienne d’1h05 minimum
  • Pour l’Hôtel de ville (horaires d’ouverture au public de 8h30-17h30 du lundi au vendredi et de 9h-12h le samedi)
  • Roulement des agents pour le samedi matin
  • Présence le samedi après-midi en moyenne 5 fois dans l’année pour la célébration des cérémonies.

Profil souhaité :

  • Diplôme ou formation, expérience dans un poste similaire…

Contact :

Pour tous renseignements complémentaires en lien sur les missions, veuillez prendre contact auprès de :

  • GUARINOS Martial – Responsable de l’unité Etat Civil Formalités Hôtel de Ville 02 98 00 88 25
  • PICART Claudine – Responsable de service Hôtel de Ville 02 98 00 88 07
  • TREBAOL Sabrina – Responsable de l’Accueil Etat Civil de la mairie de quartier de l’Europe 02 98 33 26 32
  • BOTQUELEN Arnaud – Responsable de la mairie de quartier de L’Europe - 02.98.34.26.33


Pour tous renseignements complémentaires en lien sur les conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :

  • Chloé NOAN - Chargée de recrutement à la DRH –Tél : 02.98.33.57.77

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