Un.e Assistant.e administratif.ive - Service Aménagement urbain

Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Publié le 15/03/2017

 

Brest métropole océane recrute en Contrat à Durée Déterminée de 7 mois du 10 avril au 9 novembre 2017 pour ses Directions Développement Economique et international et Aménagement urbain

 

 

Date limite de dépôt des candidatures : 24/03/2017

 

Missions principales :

Renforcer les secrétariats de la direction aménagement urbain, (direction, chef.fe.s de projets et assistants.es de projets) et du service relations entreprises de la direction du développement économique et international, en association avec les assistants.es en poste.

Activités :

  • Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (filtre, premières réponses, prises de RDV, réorientation)
  • Gérer le courrier arrivée / départ, la réservation de matériels, de salles…
  • Organiser des réunions réunissant de nombreux partenaires, tenir des agendas, faire des tableaux récapitulatifs, participer à l’organisation et au suivi des réunions de concertation
  • Organiser des déplacements (France et international), et aider à l’organisation de manifestations en relation notamment avec le service Animation-Evènementiel de la direction du développement économique (envoi d’invitations, gestion des inscriptions, mise en place et accueil lors de l’évènement…
  • Composer des notes, comptes rendus, délibérations, et autres documents sous format informatique, et mettre à jour des documents de suivi et de reporting, savoir les classer sur le serveur
  • Appuyer les agents.es de la direction dans la gestion de leurs projets : synthèse de documents, centralisation, circulation d’informations, coordination, rôle d’alerte…
  • Effectuer une revue de presse sur les projets d’aménagement
  • Mettre à jour les documents disponibles sur les espaces collaboratifs de la direction, et dans les armoires marchés
  • Participer à l’archivage des documents papier de chaque membre de la direction

Compétences requises :

Connaissances générales :

  • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des organisations municipales et  métropolitaines
  • Bonne maîtrise de la langue française (à l’écrit et à l’oral)

Compétences pratiques :

  • Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion de courriers et délibérations)
  • Maîtriser internet, l’outil téléphone et la gestion d’espaces collaboratifs
  • Maîtriser la technique de prise de notes
  • Savoir prioriser les tâches à effectuer, être efficace 
  • Anticiper dans la programmation des réunions, en assurer le suivi

Qualités professionnelles :

  • Savoir travailler en équipe
  • Savoir se coordonner pour travailler en binôme étroit avec le/ la 2ème assistant.e administratif.ive
  • Rigueur et organisation, autonomie, discrétion
  • Savoir prendre en compte des urgences, réactivité
  • Avoir le sens du contact et des relations humaine

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

  • Rattachement hiérarchique : Directeur.rice de la direction aménagement urbain / Responsable du service relations entreprises
  • Relations internes : ensemble des agents.e.s des deux directions, élus.e.s, secrétariat des élus.e.s, autres services et directions de Brest métropole et des communes…
  • Relations externes : public, SEM, professionnels de l’aménagement, promoteurs, architectes…

Conditions et modalités d’exercice :

  • Lieu de travail : Hôtel de métropole
  • Temps et horaires de travail, ATT : temps complet – 2 mi-temps dans chacune des 2 directions concernées
  • Moyens matériels du poste : PC, téléphone de standard
  • Attributs du poste : véhicule de service à disposition
  • Salaire : environ 1450 euros/net

Contraintes particulières :

Permis B

Profil souhaité :

Diplôme et / ou expérience professionnelle de 3 ans minimum en secrétariat ou secrétariat de direction

Contact :

Stéphanie LUNEAU, Directrice de l'aménagement urbain, Tél : 02.98.33.55.13
Pour tous renseignements complémentaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA – Chargée de recrutement à la DRH – Tél : 02.98.33.57.74

 

Merci d’adresser une lettre de motivation + CV à :

Monsieur Le Président de Brest métropole
Direction des Ressources Humaines
Service Emplois – Orientation Professionnelle
24 rue Coat Ar-Guéven
Cs 73826
29238 Brest cedex 2

Par mail à : Sylvie LABECOT
En cliquant ci-dessous :